Όροι λειτουργίας

1. Αποδοχή όρων λειτουργίας

Πραγματοποιώντας μία κράτηση δηλώνετε πλήρη γνώση και ανεπιφύλακτη αποδοχή των πολιτικών διαμονής, κρατήσεων, πληρωμής και ακύρωσης της επιχείρησης ενοικιαζόμενων δωματίων «ΠΛΕΞΗ ΣΠΕΙΣ ΔΩΜΑΤΙΑ ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ», που εδρεύει στην Αθήνα (Ιερά Οδός αρ. 39), (εφεξής «ΠΛΕΞΗ»). Οι όροι και οι προϋποθέσεις που περιγράφονται παρακάτω ισχύουν για τις κρατήσεις που γίνονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλεφωνικής κράτησης, μέσω της ιστοσελίδας της «ΠΛΕΞΗ», καθώς και μέσω ταξιδιωτικών γραφείων ή διαδικτυακών εταιρειών κρατήσεων. Οι κάτωθι περιγραφόμενοι όροι βρίσκονται σε πλήρη συμμόρφωση με το άρθρο 8 του ν. 1652/30-10-1986 (Κύρωση της απόφασης 503007/1976 (ΦEK 166) του Γενικού Γραμματέα του Eλληνικού Oργανισμού Tουρισμού “Περί κανονισμού σχέσεων ξενοδόχων και πελατών αυτών”, όπως ισχύει. Οι δε παρεχόμενες υπηρεσίες είναι σύμφωνες με την κατάταξη των ενοικιαζόμενων δωματίων στην κατηγορία των τριών (3) κλειδιών, βάσει της Υ.Α. 12868/2018 (ΦΕΚ Τεύχος Β’ 3119/31.07.2018) «Καθορισμός τεχνικών και λειτουργικών προδιαγραφών Ενοικιαζόμενων Επιπλωμένων Δωματίων Διαμερισμάτων (ΕΕΔΔ) και κατάταξη σε κατηγορίες με σύστημα κλειδιών.»

2. Τρόποι πληρωμής / Προκαταβολή

Για την πλήρη επιβεβαίωση της κράτησής σας θα πρέπει να προκαταβάλετε το 25 % της συνολικής αξίας της διαμονής σας, έχοντας ως ελάχιστο ποσό κατάθεσης, το κόστος της μίας (1) διανυκτέρευσης.

Γίνονται δεκτές πληρωμές με μετρητά, τραπεζικά εμβάσματα, Paypal και πιστωτικές κάρτες Visa και Mastercard. Οφείλετε να ενημερώσετε την «ΠΛΕΞΗ» κατά την άφιξη σας εάν επιθυμείτε την έκδοση τιμολογίου για τη διαμονή σας.

Η κατάθεση της προκαταβολής πρέπει να γίνεται εντός χρονικού διαστήματος δύο εργάσιμων ημερών από την γνωστοποίηση του τραπεζικού λογαριασμού της «ΠΛΕΞΗ» προς τον ενδιαφερόμενο πελάτη (με αποστολή από την «ΠΛΕΞΗ» σχετικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο περιλαμβάνει όλα τα απαραίτητα στοιχεία πληρωμής), διαφορετικά η κράτηση θα ακυρώνεται χωρίς περαιτέρω ενημέρωση και το δωμάτιο θα απελευθερώνεται.

Η «ΠΛΕΞΗ» έχει το δικαίωμα κατά τη λήψη μιας εισερχόμενης κράτησης να προεγκρίνει την πιστωτική κάρτα, ενώ διατηρεί το δικαίωμα να ακυρώσει μια κράτηση, εάν τα στοιχεία της πιστωτικής κάρτας δεν είναι έγκυρα.

Αντίγραφο της απόδειξης της κατάθεσης (καταθετήριο) πρέπει να σταλεί στην «ΠΛΕΞΗ» (μέσω e-mail) άμεσα και πάντως το αργότερο 3 μέρες πριν την άφιξη σας.

Για μη-επιστρέψιμες κρατήσεις (non-refundable), ολόκληρο το ποσό της κράτησης χρεώνεται ταυτόχρονα με την επιβεβαίωση της κράτησης, ενώ τροποποιήσεις και ακυρώσεις δεν επιτρέπονται.

Με την άφιξή σας, γίνεται η πλήρης εξόφληση του ποσού της διαμονής σας. Οποιεσδήποτε επιπρόσθετες χρεώσεις προκύψουν κατά τη διάρκεια της διαμονής σας εξοφλούνται κατά την αναχώρησή σας.

Όλες οι αναγραφόμενες τιμές είναι σε ευρώ (€), ανά δωμάτιο και ανά διανυκτέρευση, συμπεριλαμβανομένου πρωινού . Όλες οι τιμές περιλαμβάνουν όλους τους προβλεπόμενους φόρους. Το τέλος ανθεκτικότητας υπέρ της κλιματικής αλλαγής δεν συμπεριλαμβάνεται.

3. Άφιξη / Αναχώρηση

Μπορείτε να προσέλθετε για το check-in από τις 15:00 – 20:00 την ημέρα της άφιξης. Τα δωμάτια θα πρέπει να ελευθερώνονται πριν τις 09:00 - 12:00 την ημέρα της αναχώρησης. Καθυστερημένη αναχώρηση / check-out μέχρι τις 18:00 είναι δυνατή, ανάλογα με τη διαθεσιμότητα, με επιπλέον χρέωση 50% της τιμής μίας νύχτας / ανά δωμάτιο. Σε περίπτωση αναχώρησης μετά τις 18:00 χρεώνεται το σύνολο της τιμής διανυκτέρευσης.

4. Ακυρώσεις

Για ακυρώσεις ή αλλαγές έως και 14 ημέρες πριν την ημερομηνία άφιξης δεν υπάρχει καμία χρέωση.

Για ακυρώσεις ή αλλαγές από 13 έως και 7 ημέρες πριν την ημερομηνία άφιξης υπάρχει χρέωση του 50% του συνολικού ποσού της κράτησης.

Σε περίπτωση αργότερης ακύρωσης, αλλαγής ή μη εμφάνισης, όπως και σε περίπτωση πρόωρης αναχώρησης υπάρχει χρέωση ολόκληρου του ποσού της κράτησης.

Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, η «ΠΛΕΞΗ» διατηρεί το δικαίωμα να προβεί σε ακύρωση της κράτησης ή να μεταβάλλει, υποκαταστήσει ή να αποσύρει οποιαδήποτε υπηρεσία, εγκατάσταση ή παροχή χωρίς προειδοποίηση, εάν αυτό είναι απαραίτητο. Σε αυτήν την περίπτωση, η «ΠΛΕΞΗ» υποχρεούται να επιστρέψει το σύνολο του ποσού που έχετε καταβάλει για την κράτησή σας.

Για μη επιστρέψιμες κρατήσεις (non-refundable), ολόκληρο το ποσό της κράτησης χρεώνεται ταυτόχρονα με την επιβεβαίωση της κράτησης, ενώ τροποποιήσεις και ακυρώσεις δεν επιτρέπονται.

H χρέωση γίνεται είτε με τραπεζική κατάθεση ή με πιστωτική κάρτα την ώρα της κράτησης. Σε περίπτωση ακύρωσης, η προκαταβολή δεν επιστρέφεται.

5. Κάπνισμα

Το κάπνισμα απαγορεύεται εντός των δωματίων μας, καθώς και σε όλους τους κοινόχρηστους κλειστούς χώρους.

6. Κατοικίδια

Η «ΠΛΕΞΗ» δεν δέχεται κατοικίδια ζώα συντροφιάς.

7. Βρέφη / Παιδιά

Βρέφη και παιδιά κάτω των 4 ετών διαμένουν χωρίς χρέωση.

Παιδικό κρεβατάκι δεν παρέχεται. Οποιοσδήποτε τύπος επιπλέον κρεβατιού ή βρεφικές κούνιες παρέχονται κατόπιν αιτήματος και σχετικής επιβεβαίωσης από την «ΠΛΕΞΗ».

Παιδιά άνω των 4 και έως 12 ετών έχουν επιπρόσθετη χρέωση, η οποία υπολογίζεται στο 50% της τιμής του ενηλίκου.

Όλα τα παιδιά που διαμένουν στα δωμάτια πρέπει να συνοδεύονται και να βρίσκονται υπό την συνεχή επίβλεψη ενηλίκου.

8. Εκδηλώσεις

Παρακαλούμε λάβετε υπόψη σας ότι ενδέχεται η παραμονή σας να συμπέσει με κάποια εκδήλωση, δεξίωση ή εταιρική συγκέντρωση στην ταράτσα (roof garden) της «ΠΛΕΞΗ». Φροντίζουμε πάντοτε, αν υπάρξει ενόχληση, να είναι ελάχιστη για τους επισκέπτες μας που δεν μετέχουν στη συγκεκριμένη εκδήλωση. Αν θεωρείτε ότι μία τέτοια εκδήλωση κατά τη διάρκεια της παραμονής σας προκαλεί ενόχληση, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας για περισσότερες πληροφορίες.

9. Πισίνα

Στην ταράτσα (roof garden) της «ΠΛΕΞΗ» λειτουργεί κολυμβητική δεξαμενή (πισίνα) μεγίστου βάθους 1,20 μέτρων με καθημερινό ωράριο λειτουργίας 10:00- 19:00.

Σας ενημερώνουμε ότι τηρούνται όλα τα νομίμως προβλεπόμενα μέτρα ασφαλείας για την λειτουργία της και σας παρακαλούμε κατά τη χρήση της να ακολουθείτε πιστά τις αναρτημένες στον περιβάλλοντα χώρο οδηγίες χρήσης και τις οδηγίες του ναυαγοσώστη.

10. Προσωπικά αντικείμενα / Αποποίηση ευθύνης

Κάθε πελάτης είναι υπεύθυνος καθ' όλη τη διάρκεια της παραμονής του στην «ΠΛΕΞΗ» για τη φύλαξη σε ασφαλές μέρος των προσωπικών ή/ και πολύτιμων ειδών, χρημάτων κλπ. Υπάρχει δυνατότητα, κατά την άφιξή του πελάτη στην «ΠΛΕΞΗ», να τα παραδώσει στην υποδοχή ή στη διεύθυνση της «ΠΛΕΞΗ» προς φύλαξη, παίρνοντας σχετική απόδειξη προς τούτο. Με την απόδειξη αυτή μπορεί να τα παραλάβει κατά την αναχώρησή του ή οποιαδήποτε στιγμή το επιθυμεί. Σε κάθε άλλη περίπτωση η «ΠΛΕΞΗ» δεν φέρει ευθύνη για τυχόν απώλειά ή καταστροφή τους. Για τα λοιπά αντικείμενα που φέρει μαζί του κάθε πελάτης, η «ΠΛΕΞΗ» απαλλάσσεται από κάθε ευθύνη, αν η ζημιά ή η απώλεια οφείλεται σε αμέλεια του πελάτη ή των λοιπών προσώπων που διαμένουν μαζί του, τον επισκέπτονται ή βρίσκονται στην υπηρεσία του. Επίσης, η «ΠΛΕΞΗ» δε φέρει ευθύνη, αν η βλάβη, καταστροφή ή η απώλεια οφείλεται σε ανώτερη βία (σεισμός, πυρκαγιά κλπ) ή στην ιδιάζουσα φύση του πράγματος.

11. Φθορές Δωματίου

Σε περίπτωση φθοράς δωματίου ή άλλης περιουσίας που οφείλεται σε δόλο ή αμέλεια, η «ΠΛΕΞΗ» διατηρεί το δικαίωμα να προβεί σε χρέωση του ποσού της ζημίας που υπέστη, συμπεριλαμβανομένης της ζημίας λόγω διακοπής των δραστηριοτήτων, στην πιστωτική/ χρεωστική κάρτα του εγγεγραμμένου πελάτη. Στις περιπτώσεις όπου ο πελάτης δεν έχει πληρώσει με πιστωτική κάρτα, αλλά με μετρητά ή άλλο τρόπο, η «ΠΛΕΞΗ» θα απαιτήσει την άμεση καταβολή του ποσού της ζημίας που υπέστη από τον πελάτη άλλως επιφυλάσσεται παντός νομίμου δικαιώματος της.

12. Ανωτέρα βία

Η «ΠΛΕΞΗ» δεν ευθύνεται και δεν θα καταβάλει αποζημίωση σε περιπτώσεις κατά τις οποίες η εκπλήρωση των υποχρεώσεών της αποκλείεται ή επηρεάζεται αμέσως ή εμμέσως από λόγους ανωτέρας βίας ή άλλες καταστάσεις εκτός της σφαίρας ελέγχου της.

Η «ΠΛΕΞΗ» δεν φέρει οποιαδήποτε ευθύνη στην περίπτωση που δεν μπορεί να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις του προς τον πελάτη, ολικά η μερικά, λόγω περιστατικών ανωτέρας βίας (ενδεικτικά απεργίες, πυρκαγιά, πλημμύρες, τρομοκρατικές ενέργειες κλπ.)

13. Εφαρμοστέο δίκαιο / Αρμόδια δικαστήρια

Η σχέσεις μεταξύ της «ΠΛΕΞΗ», επισκεπτών και φιλοξενουμένων καθώς και οι υποχρεώσεις και τα δικαιώματα που σχετίζονται με αυτές ρυθμίζονται από το Ελληνικό Δίκαιο.

Αποκλειστική αρμοδιότητα για την κρίση και την εκδίκαση κάθε σχετικής υποθέσεως έχουν τα δικαστήρια των Αθηνών. Τα μέρη δέχονται ανέκκλητα και ανεπιφύλακτα την αρμοδιότητα αυτή και παραιτούνται από κάθε σχετική εναντίωση.

Πολιτική προστασίας δεδομένων προσωπικoύ χαρακτήρα & σύστημα βιντεοεπιτήρησης

1. Εισαγωγή

Έχοντας υπόψη τον ν. 4624/2019, Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, μέτρα εφαρμογής του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων, η ΠΛΕΞΗ δηλώνει με την παρούσα Πολιτική Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και του Συστήματος Βιντεοεπιτήρησης ότι σέβεται το ιδιωτικό απόρρητο των πελατών της και δεσμεύεται να προστατεύει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία συλλέγει κατά την παροχή των υπηρεσιών της στον χώρο των ενοικιαζόμενων δωματίων και στις σελίδες του δικτυακού τόπου αυτής. Ως εκ τούτου, παρατίθεται κατωτέρω το είδος των πληροφοριών που μπορεί να συλλέξει η ΠΛΕΞΗ κατά την επίσκεψη των πελατών της στον χώρο των ενοικιαζόμενων δωματίων ή στην ιστοσελίδα της, ενημερώνοντας για τον τρόπο χρήσης και διαχείρισης των σχετικών πληροφοριών.

Κατά την οικειοθελή παροχή προσωπικών πληροφοριών, όπως το όνομα, η διεύθυνση ή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η ΠΛΕΞΗ αντιμετωπίζει τις πληροφορίες αυτές με απόλυτη εμπιστευτικότητα. Με την επιφύλαξη ειδικών προβλέψεων της παρούσας Πολιτικής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, καμία προσωπική πληροφορία δεν αποτελεί αντικείμενο ενοικίασης, πώλησης, δημόσιας ανάρτησης ή κοινοποίησης σε άλλες εταιρείες, οργανισμούς ή ιστοσελίδες.

2. Η ΠΛΕΞΗ ως υπεύθυνη επεξεργασίας

Η ΠΛΕΞΗ, ως υπεύθυνη επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων, ανώνυμη εταιρεία με την επωνυμία «ΠΛΕΞΗ ΣΠΕΙΣ ΔΩΜΑΤΙΑ ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ», που εδρεύει στην Αθήνα (Ιερά Οδός αρ. 39), για σκοπούς άσκησης των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων της, προβαίνει σε συλλογή και επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των συνεργατών, των προμηθευτών, των υπαλλήλων και των πελατών της, σύμφωνα με το ισχύον νομικό πλαίσιο. Ως εκ τούτου, η ΠΛΕΞΗ ενεργεί ως υπεύθυνη επεξεργασίας, σύμφωνα με το άρθρο 4 περ. 7 του GDPR.

Η ΠΛΕΞΗ, ως υπεύθυνη επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων, ανώνυμη εταιρεία με την επωνυμία «ΠΛΕΞΗ ΣΠΕΙΣ ΔΩΜΑΤΙΑ ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ ΑΝΩΝΥΜΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ», που εδρεύει στην Αθήνα (Ιερά Οδός αρ. 39), για σκοπούς άσκησης των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων της, προβαίνει σε συλλογή και επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των συνεργατών, των προμηθευτών, των υπαλλήλων και των πελατών της, σύμφωνα με το ισχύον νομικό πλαίσιο. Ως εκ τούτου, η ΠΛΕΞΗ ενεργεί ως υπεύθυνη επεξεργασίας, σύμφωνα με το άρθρο 4 περ. 7 του GDPR.

email: info@plexispace.com

Τηλέφωνο: +30 210 34 17 700

3. Συλλογή και προστασία προσωπικών δεδομένων

Η ΠΛΕΞΗ συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των πελατών της, όπως:

1. Δεδομένα της ταυτότητας του πελάτη (ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο, email, ΑΦΜ, διεύθυνση, επάγγελμα, φωτογραφία, οικογενειακή κατάσταση κλπ.). Τα δεδομένα αυτά λαμβάνονται από τους πελάτες, όπως τα δηλώνουν οι ίδιοι κατά τη διαδικασία κράτησης δωματίου ή της χρήσης των υπηρεσιών της ΠΛΕΞΗ.
2. Αντίγραφα της αστυνομικής ταυτότητας ή του διαβατηρίου.
3. Δεδομένα οικονομικής φύσης στο πλαίσιο ολοκλήρωσης της εκάστοτε συναλλαγής, όπως ενδεικτικά αριθμός τραπεζικού λογαριασμού, αριθμός πιστωτικής/χρεωστικής κάρτας κλπ. Στο πλαίσιο αυτό, η ΠΛΕΞΗ συμμορφώνεται με το Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).
4. Δεδομένα προσωπικής φύσης, όπως το ιστορικό αναζήτησης, η διεύθυνση IP, η ανάλυση οθόνης, το πρόγραμμα περιήγησης, το λειτουργικό σύστημα και οι ρυθμίσεις, οι ώρες πρόσβασης και το URL αναφοράς. Αν ο πελάτης χρησιμοποιεί φορητή συσκευή, ενδέχεται επίσης να συλλέξει η ΠΛΕΞΗ δεδομένα που να αναγνωρίζουν τη συσκευή, τις ρυθμίσεις και την τοποθεσία του.

Υπογραμμίζεται ότι η ΠΛΕΞΗ ενδεχομένως να συλλέγει και δεδομένα υποκειμένων που δεν διαμένουν στα ενοικιαζόμενα δωμάτια αυτής, όπως δεδομένα από δραστηριότητες κοινωνικές (γάμος, βάπτιση, πάρτυ κ.λπ.), εν γένει συγκεντρώσεις, εταιρικά events, τα οποία λαμβάνουν χώρα στους χώρους που της ανήκουν.

Νομικές βάσεις για την ανωτέρω επεξεργασία είναι η εκτέλεση των συμβατικών υποχρεώσεων (άρθρο 6 παρ.1 β GDPR) και το έννομο συμφέρον της ΠΛΕΞΗ (άρθρο 6 παρ.1 στ GDPR).

4. Σκοπός επεξεργασίας

Οι πληροφορίες των πελατών της ΠΛΕΞΗ χρησιμοποιούνται για τους κάτωθι σκοπούς:

1. Για τη διαχείριση της κράτησης των πελατών, καθώς η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση της αίτησης κράτησης ή της απευθείας κράτησης και για την παροχή των υπηρεσιών της ΠΛΕΞΗ.
2. Για την προσαρμογή των υπηρεσιών με βάση τις προσωπικές προτιμήσεις των πελατών της.
3. Για τη διευκόλυνση παροχής υπηρεσιών στο μέλλον, με την αποθήκευση των προσωπικών δεδομένων των πελατών της.
4. Για την επικοινωνία της ΠΛΕΞΗ με τους πελάτες και της αποστολής πληροφοριών, προϊόντων και υπηρεσιών που ενδέχεται να ενδιαφέρουν τους τελευταίους. Αν οι πελάτες επιθυμούν να αποχωρήσουν από τέτοιες επικοινωνίες, μπορούν να το πραγματοποιήσουν οποιαδήποτε στιγμή, στέλνοντας ένα ηλεκτρονικό μήνυμα στο: info@plexispace.com.
5. Για την επικύρωση των πληροφοριών των πελατών από την ΠΛΕΞΗ, ώστε η τελευταία να ελέγξει ότι τα δεδομένα των πελατών είναι σχετικά, ορθά και ακριβή. Η επεξεργασία αυτή θεωρείται απαραίτητη για τη διεκπεραίωση της κράτησης στην ΠΛΕΞΗ ή για την παροχή άλλων υπηρεσιών της.
6. Για τη συμμόρφωση με οποιεσδήποτε νομικές υποχρεώσεις που αφορούν το συγκεκριμένο θέμα.

Για τη διασφάλιση των νόμιμων συμφερόντων της ΠΛΕΞΗ, ενημερώνονται οι πελάτες ότι υπάρχει κλειστό κύκλωμα καταγραφής καμερών (Closed Circuit TeleVision), ώστε να προασπίζεται η ασφάλεια των χώρων, του προσωπικού και των πελατών. Στο πλαίσιο αυτό, υφίστανται στον χώρο σχετικές προειδοποιητικές πινακίδες για βιντεοσκόπηση μέσω CCTV. Η ΠΛΕΞΗ φροντίζει, ώστε τα σημεία εγκατάστασης των καμερών και ο τρόπος λήψης των δεδομένων προσδιορίζονται με τέτοιο τρόπο, ώστε τα δεδομένα που συλλέγονται να μην είναι περισσότερα από όσα είναι απολύτως αναγκαία για την εκπλήρωση του σκοπού της επεξεργασίας και να μη θίγονται τα θεμελιώδη δικαιώματα των πελατών. Επίσης, φροντίζει να ενημερώνει τους πελάτες, πριν εισέλθουν στην εμβέλεια του συστήματος βιντεοεπιτήρησης, με τρόπο εμφανή και κατανοητό (πινακίδα), ότι πρόκειται να εισέλθουν σε χώρο που βιντεοσκοπείται. Το σύστημα βιντεοεπιτήρησης δεν χρησιμοποιείται με σκοπό την αξιολόγηση των εργαζομένων εντός των χώρων εργασίας. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που προκύπτουν από τη χρήση μεθόδων ελέγχου και παρακολούθησης, δε θα χρησιμοποιηθούν εις βάρος των πελατών, εάν δεν έχουν προηγουμένως ενημερωθεί για την εισαγωγή των μεθόδων ελέγχου και παρακολούθησης και για τη χρήση των δεδομένων αυτών. Υπογραμμίζεται ότι το σύστημα βιντεοεπιτήρησης περιορίζεται αποκλειστικά σε χώρους που αποσκοπούν στον έλεγχο εισερχομένων/εξερχομένων στα ενοικιαζόμενα δωμάτια (όπως π.χ. η κεντρική είσοδος, ο χώρος υποδοχής, οι είσοδοι/έξοδοι των ανελκυστήρων και των κλιμακοστασίων) καθώς και στους χώρους φύλαξης χρημάτων (π.χ. ταμεία) και στις ηλεκτρομηχανολογικές εγκαταστάσεις.

5. Τρόπος συλλογής προσωπικών δεδομένων

Η ΠΛΕΞΗ συλλέγει τα προσωπικά δεδομένα των πελατών της με τους ακόλουθους τρόπους:

1. Μέσω προσωπικής επαφής.
2. Μέσω τηλεφωνικής επικοινωνίας.
3. Μέσω της ιστοσελίδας.
4. Μέσω του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

6. Χρήση – κοινοποίηση των προσωπικών δεδομένων

Πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα των πελάτων έχει το απολύτως απαραίτητο προσωπικό της ΠΛΕΞΗ, το οποίο έχει δεσμευτεί με τήρηση εμπιστευτικότητας και οι συνεργαζόμενες με την ΠΛΕΞΗ επιχειρήσεις ή τρίτοι πάροχοι υπηρεσιών, οι οποίοι επεξεργάζονται τα προσωπικά δεδομένα ως εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό της ΠΛΕΞΗ και σύμφωνα με τις εντολές αυτής.

Κατά την εκπλήρωση των συμβατικών και νόμιμων υποχρεώσεων της ΠΛΕΞΗ, την εκτέλεση καθήκοντος, την εξυπηρέτηση των εννόμων συμφερόντων της καθώς και στην περίπτωση που έχει ληφθεί η συγκατάθεση των πελατών, οι αποδέκτες των δεδομένων αφορούν στις εξής κατηγορίες:

1. Οι εργαζόμενοι ή εξωτερικοί συνεργάτες, δηλαδή έμπειροι επαγγελματίες, οι οποίοι είναι επαρκώς ενημερωμένοι για τις υποχρεώσεις τήρησης απορρήτου σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα των πελατών. Οι εργαζόμενοι/εξωτερικοί συνεργάτες της ΠΛΕΞΗ έχουν πρόσβαση μόνο στα προσωπικά δεδομένα των πελατών που κρίνονται απολύτως απαραίτητα για την εκτέλεση των καθηκόντων τους (διαχείριση κράτησης, ενημέρωση συστήματος κράτησης δωματίων, μηχανογράφησης, υπηρεσία πληρωμής κτλ.).
2. Δημόσιες αρχές (Δ.Ο.Υ, Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων, Υπουργεία, Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα), προκειμένου να συμμορφωθεί η ΠΛΕΞΗ με τη νομοθεσία, με δικαστική απόφαση, με οδηγίες, αιτήματα ή αποφάσεις της αρμόδιας Αρχής.
3. Άλλα τρίτα μέρη με τη συγκατάθεση των πελατών.
4. Εξυπηρετητές (servers) που βρίσκονται εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης σε απόλυτα ασφαλές περιβάλλον, οι οποίοι τελούν υπό τη δέουσα κανονιστική υποχρέωση εμπιστευτικότητας. Σε περίπτωση πελάτη εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, τότε ίσως χρειαστεί να μεταφερθούν εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης τα στοιχεία για την παράδοση προϊόντων, διεκπεραίωση πληρωμής/επιστροφής, αποστολή διαφημιστικών πληροφοριών, εφόσον ο πελάτης έχει προβεί σε σχετική εγγραφή, λαμβάνοντας όλα τα απαραίτητα μέτρα προστασίας των προσωπικών δεδομένων των πελάτων.

7. Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

Η ΠΛΕΞΗ υλοποιεί τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, ώστε να προστατεύσει την ίδια την εταιρεία και τους πελάτες της από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή αλλοίωση, παραβίαση ή καταστροφή των προσωπικών δεδομένων που έχει στην κατοχή της. Συγκεκριμένα:

1. Η ΠΛΕΞΗ ελέγχει τη συλλογή στοιχείων, τις πρακτικές αποθήκευσης και επεξεργασίας, συμπεριλαμβανομένων των φυσικών μέτρων ασφαλείας, για την προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε συστήματα και διεργασίες.
2. Η πρόσβαση στα προσωπικά στοιχεία είναι περιορισμένη και ελεγχόμενη και τα άτομα που έχουν πρόσβαση υπόκεινται σε αυστηρές συμβατικές υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας.
3. Στην περίπτωση που εξωτερικοί συνεργάτες έχουν, εν δυνάμει, πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα, σχετικά προσαρτήματα στις υπάρχουσες συμβάσεις συνεργασίας καλύπτουν τις απαιτήσεις του νόμου.
4. Σε όλο τον κύκλο επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων (από τη συλλογή μέχρι την καταστροφή προσωπικών δεδομένων), η ΠΛΕΞΗ λαμβάνει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητας των προσωπικών δεδομένων. Ανάλογα μέτρα απαιτούνται από τρίτα μέρη που χειρίζονται ή επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα.

8. Χρόνος διατήρησης προσωπικών δεδομένων

Το χρονικό διάστημα διατήρησης των δεδομένων αποφασίζεται με βάση τα παρακάτω ειδικότερα κριτήρια ανάλογα με την περίπτωση:

1. Όταν η επεξεργασία επιβάλλεται ως υποχρέωση από διατάξεις του ισχύοντος νομικού πλαισίου, τα προσωπικά δεδομένα των πελατών θα αποθηκεύονται για όσο χρονικό διάστημα επιβάλλουν οι σχετικές διατάξεις.
2. Όταν η επεξεργασία εκτελείται με βάση σύμβαση, τα προσωπικά δεδομένα των πελατών αποθηκεύονται για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για την εκτέλεση της σύμβασης και για τη θεμελίωση, άσκηση ή/και υποστήριξη νομικών αξιώσεων με βάση τη σύμβαση.
3. Τα δεδομένα του λογαριασμού των πελατών που υπόκεινται σε φορολογικούς κανονισμούς, θα διατηρούνται έως και δέκα (10) έτη από την ακύρωση του λογαριασμού των πελάτων στο σύστημα, όπως ορίζεται από τον νόμο. Μετά από αυτό το χρονικό περιθώριο, διαγράφονται χωρίς ειδοποίηση.
4. Όσον αφορά στα προσωπικά δεδομένα των πελατών της ΠΛΕΞΗ, διατηρούνται για είκοσι (20) έτη από την λήξη της συμβατικής συνεργασίας, για το ενδεχόμενο προβολής επικουρικών αξιώσεων των εν λόγω υποκειμένων, οι οποίες υπόκεινται στην εικοσαετή (20) παραγραφή.
5. Αναφορικά με τα δεδομένα επεξεργασίας, τα οποία προκύπτουν από το σύστημα βιντεοεπιτήρησης, αυτά τηρούνται για επτά (7) ημέρες, μετά την πάροδο των οποίων διαγράφονται αυτόματα. Σε περίπτωση που στο διάστημα αυτό διαπιστωθεί κάποιο περιστατικό, απομονώνεται τμήμα του βίντεο, το οποίο τηρείται έως και έναν (1) μήνα ακόμα, με σκοπό τη διερεύνηση του περιστατικού και την έναρξη νομικών διαδικασιών για την υπεράσπιση των εννόμων συμφερόντων της ΠΛΕΞΗ, ενώ αν το περιστατικό αφορά τρίτον θα τηρηθεί το βίντεο έως και τρεις (3) μήνες ακόμα.

9. Δικαιώματα των πελατών σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων

1. Ο πελάτης έχει το δικαίωμα τα αποκτήσει τα προσωπικά δεδομένα του που έχουν αποθηκευτεί από την ΠΛΕΞΗ σε μορφή που θα του επιτρέπει να έχει πρόσβαση σε αυτά, να τα χρησιμοποιήσει και να τα επεξεργαστεί με τις κοινώς διαδεδομένες μεθόδους επεξεργασίας ανά πάσα στιγμή, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και χωρίς οποιαδήποτε χρέωση. Ενδέχεται να ζητήσει η τελευταία αποδεικτικό της ταυτότητάς του πριν προσκομίσει αυτά τα δεδομένα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να μην καταστεί επιτρεπτή η πρόσβαση σε συγκεκριμένα προσωπικά δεδομένα. Για παράδειγμα, αν τα προσωπικά δεδομένα σχετίζονται με προσωπικά δεδομένα άλλων ατόμων ή εάν διατηρούνται για νομικούς λόγους. Σε αυτές τις περιπτώσεις, θα παρέχεται εξήγηση σχετικά με τον λόγο για τον οποίο δεν μπορεί ο πελάτης να αποκτήσει πρόσβαση τα δεδομένα αυτά.
2. Ο πελάτης έχει το δικαίωμα να αιτηθεί τη διόρθωση – επικαιροποίηση των στοιχείων και η ΠΛΕΞΗ θα προβεί στην άμεση διόρθωση τους.
3. Ο πελάτης έχει το δικαίωμα να αιτηθεί τη διαγραφή των προσωπικών δεδομένων και η ΠΛΕΞΗ θα προβεί στην άμεση διαγραφή τους.
4. Ο πελάτης έχει το δικαίωμα να αποσύρει τη συγκατάθεσή του ανά πάσα στιγμή για χρησιμοποίηση των προσωπικών του δεδομένων από την ΠΛΕΞΗ, σε περίπτωση που την έχει ήδη δώσει, και η ΠΛΕΞΗ θα πάψει να χρησιμοποιεί τα προσωπικά του δεδομένα.
5. Ο πελάτης έχει το δικαίωμα να αιτηθεί τον περιορισμό της επεξεργασίας από την ΠΛΕΞΗ των προσωπικών δεδομένων του και η ΠΛΕΞΗ θα προβεί στον άμεσο περιορισμό της επεξεργασίας αυτών.
6. Ο πελάτης έχει το δικαίωμα να αιτηθεί τη διαβίβαση των προσωπικών του δεδομένων σε άλλο φορέα/οργανισμό και η ΠΛΕΞΗ θα προβεί στην άμεση διαβίβαση των δεδομένων αυτών.
7. Σε περίπτωση που αποδειχθεί ότι έγινε διαρροή των προσωπικών δεδομένων από την ΠΛΕΞΗ με αποτέλεσμα να υποστεί ο πελάτης υλική ή όχι ζημία, ο πελάτης έχει το δικαίωμα καταγγελίας στην αρμόδια εποπτική αρχή (Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα).

10. Προβλέψεις για παιδιά

Επισημαίνεται ότι οι υπηρεσίες που παρέχονται τόσο στους χώρους των ενοικιαζόμενων δωματίων όσο και μέσω της ιστοσελίδας απευθύνονται προς ένα γενικό κοινό, δεν στοχεύουν σε παιδιά και δεν συλλέγουν - εν γνώση τους - προσωπικές πληροφορίες από παιδιά ηλικίας κάτω των 16 ετών. Άτομα κάτω των 16 ετών, δεν πρέπει να παρέχουν καμία πληροφορία, συμπεριλαμβανομένων του ονόματος, της διεύθυνσης, του αριθμού τηλεφώνου ή της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για οποιαδήποτε συναλλαγή θα πρέπει πρώτα να έχει δοθεί συγκατάθεση ή εξουσιοδότηση από τον κηδεμόνα του παιδιού.

11. Ανανεώσεις και αλλαγές

Η ΠΛΕΞΗ ενδέχεται ανά τακτά χρονικά διαστήματα να τροποποιεί την Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων, σύμφωνα με τη σχετική νομοθεσία. Συνεπώς, συνιστάται οι πελάτες να διαβάζουν τη σελίδα αυτή συχνά, ώστε να ενημερώνονται για τυχόν αλλαγές στο περιεχόμενο της παρούσας πολιτικής προστασίας. Αν η ΠΛΕΞΗ προβεί σε ουσιαστικές αλλαγές στην παρούσα Πολιτική που διευρύνουν τα δικαιώματά της να χρησιμοποιεί τα Προσωπικά Δεδομένα, τα οποία έχει ήδη συγκεντρώσει, θα ενημερώσει σχετικώς και θα παρέχει στους πελάτες τη δυνατότητα επιλογής για τη μελλοντική χρήση αυτών των δεδομένων.

Terms of Operation

1. Acceptance of Terms of Operation

By making a reservation, you declare full knowledge and unconditional acceptance of the accommodation, reservation, payment and cancellation policies of the room rental business "PLEXI SPECIAL ROOMS SINGLE-MEMBER SOCIETE ANONYME", based in Athens (39 Iera Odos), (hereinafter referred to as "PLEXI"). The terms and conditions described below apply to reservations made via email, telephone reservation, through the "PLEXI" website, as well as through travel agencies or online booking companies. The terms described below are in full compliance with article 8 of the law. 1652/30-10-1986 (Ratification to Decision 503007/1976 (Government Gazette 166) of the General Secretary of the Hellenic Tourism Organization “On the regulation of relations between hoteliers and their customers”, as in force. The services provided are in accordance with the classification of rental rooms in the three (3) key category, based on the Ministerial Decree 12868/2018 (Government Gazette Issue B’ 3119/31.07.2018) “Determination of technical and operational specifications of rental furnished rooms and apartments (REEDD) and classification into categories with a key system.”

2. Payment methods / Advance payment

To fully confirm your reservation, you must make an advance payment of 25% of the total value of your stay, having as a minimum amount deposit, the cost of one (1) night.

Payments are accepted by cash, bank transfers, PayPal and Visa and Mastercard. You must inform “PLEXI” upon your arrival if you wish to be issued an invoice for your stay.

The deposit must be made within two working days of the notification of “PLEXI”’s bank account to the interested customer (by sending a relevant e-mail message from “PLEXI” which includes all the necessary payment details), otherwise the reservation will be canceled without further notification and the room will be released.

“PLEXI” has the right upon receiving an incoming reservation to pre-authorize the credit card, while it reserves the right to cancel a reservation if the credit card details are invalid.

A copy of the deposit receipt (deposit) must be sent to “PLEXI” (via e-mail) immediately and in any case no later than 3 days before your arrival.

For non-refundable reservations, the entire amount of the reservation is charged simultaneously with the confirmation of the reservation, while modifications and cancellations are not allowed.

Upon your arrival, the full amount of your stay is paid. Any additional charges that arise during your stay are paid upon your departure.

All prices listed are in euros (€), per room, per night. All prices include all applicable taxes. The environmental tax is not included and it is paid at checkout time.

3. Arrival / Departure

You can arrive for check-in from 15:00 on the day of arrival. Rooms must be vacated before from 9:00 to 12:00 on the day of departure. Late check-out until 18:00 is possible, subject to availability, with an additional charge of 50% of the price of one night / per room. In case of departure after 18:00, the total price of the night will be charged.

4. Cancellations

For cancellations or changes up to 14 days before the date of arrival, there is no charge.

For cancellations or changes 13 days before the date of arrival, there is a charge of 50% of the total amount of the reservation.

In case of later cancellation, change or no-show, as well as in case of early departure, there is a charge of the entire amount of the reservation.

In exceptional cases, “PLEXI” reserves the right to cancel the reservation or to change, substitute or withdraw any service, facility or benefit without notice, if this is necessary. In this case, “PLEXI” is obliged to refund the entire amount you have paid for your reservation.

For non-refundable reservations, the entire amount of the reservation is charged simultaneously with the confirmation of the reservation, while amendments and cancellations are not allowed.

The charge is made either by bank deposit or by credit card at the time of booking. In case of cancellation, the deposit is not refundable.

5. Smoking

Smoking is prohibited inside our rooms, as well as in all public indoor areas.

6. Pets

"PLEXI" does not accept pets.

7. Infants / Children

Infants and children under 4 years stay free of charge.

A baby cot is not provided.

Children over 4 and up to 12 years old have an additional charge, which is calculated at 50% of the adult price.

All children staying in the rooms must be accompanied and under the constant supervision of an adult.

8. Events

Please note that your stay may coincide with an event, reception or corporate gathering on the “PLEXI” roof garden. We always ensure that, if there is any disturbance, it is minimal for our guests who are not participating in the specific event. If you believe that such an event during your stay causes discomfort, please contact us for more information.

9. Swimming pool

A swimming pool with a maximum depth of 1.20 meters operates on the roof garden of "PLEXI" with daily opening hours 10:00-19:00.

We inform you that all legally prescribed safety measures for its operation are observed, and we kindly ask you to strictly follow the instructions for use posted in the surrounding area and the instructions of the lifeguard when using it.

10. Personal belongings / Disclaimer

Each customer is responsible throughout their stay at "PLEXI" for the safekeeping of personal and/or valuable items, money, etc. There is an option, upon the client's arrival at "PLEXI", to hand them over to the reception or to the "PLEXI" address for safekeeping, obtaining a relevant receipt to this effect. With this receipt, he can collect them upon his departure or at any time he wishes. In any other case, "PLEXI" is not responsible for any loss or destruction thereof. For other items that each client brings with him, "PLEXI" is exempt from any liability if the damage or loss is due to the negligence of the client or other persons who reside with him, visit him or are in his service. Also, "PLEXI" is not responsible if the damage, destruction or loss is due to force majeure (earthquake, fire, etc.) or to the nature of the item.

11. Room Damage

In the event of damage to a room or other property due to intent or negligence, “PLEXI” reserves the right to charge the amount of the damage suffered, including damage due to interruption of activities, to the registered customer’s credit/debit card. In cases where the customer has not paid by credit card, but in cash or another way, “PLEXI” will require the immediate payment of the amount of the damage suffered by the customer, otherwise it reserves all its legal rights.

12. Force Majeure

“PLEXI” is not liable and will not pay compensation in cases where the fulfillment of its obligations is excluded or directly or indirectly affected by reasons of force majeure or other situations beyond its sphere of control.

"PLEXI" shall not be liable in the event that it cannot fulfill its obligations to the customer, in whole or in part, due to force majeure events (including strikes, fire, floods, terrorist acts, etc.)

13. Applicable law / Competent courts

The relations between "PLEXI", visitors and guests, as well as the obligations and rights related to them, are regulated by Greek Law.

The courts of Athens have exclusive jurisdiction to judge and adjudicate any relevant case. The parties irrevocably and unconditionally accept this jurisdiction and waive any relevant objection.

Personal Data Protection Policy & Video Surveillance System

1. Introduction

Taking into con1sideration Law 4624/2019, the Hellenic Data Protection Authority, and the implementing measures of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (General Data Protection Regulation – GDPR), PLEXI hereby declares, through this Personal Data Protection Policy and its Video Surveillance System Policy, its respect for the privacy of its customers and its commitment to protecting any personal data it collects in the course of providing its services at the premises of its rental rooms and through its website.

Accordingly, this policy outlines the types of information PLEXI may collect during a customer’s visit to the rental room facilities or the company’s website, and informs about the ways such data is used and managed.

When customers voluntarily provide personal information, such as name, address, or email address, PLEXI treats this data with the utmost confidentiality. Subject to specific provisions contained in this Personal Data Protection Policy, no personal information shall be rented, sold, publicly posted, or disclosed to other companies, organizations, or websites.

2. PLEXI as Data Controller

PLEXI, acting as the Data Controller of personal data, is a société anonyme under the corporate name “PLEXI SPACE ROOMS SINGLE-MEMBER S.A.”, having its registered office in Athens (39, Iera Odos Street), and, for the purposes of conducting its business activities, collects and processes personal data of its partners, suppliers, employees, and customers, in accordance with the applicable legal framework. Consequently, PLEXI acts as a Data Controller, pursuant to Article 4 (7) of the GDPR.

Contact Information:

Email: info@plexispace.com

Phone: +30 210 34 17 700

3. Collection and Protection of Personal Data

PLEXI collects and processes personal data from its customers, including:

1. Customer identification data (full name, phone number, email, Tax Identification Number, address, profession, photo, marital status, etc.). This data is obtained directly from the customers as provided by them during the room reservation process or when using PLEXI’s services.
2. Copies of official identification documents, such as identity cards or passports.
3. Financial data, collected in the context of completing each transaction, including but not limited to bank account number, credit/debit card number, etc. In this context, PLEXI complies with the Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).
4. Personal data of a technical or behavioral nature, such as browsing history, IP address, screen resolution, browser type, operating system and settings, access times, and referring URL. If the customer uses a mobile device, PLEXI may also collect data identifying the device, its settings, and location.
5. It is noted that PLEXI may also collect data from individuals who are not staying in its rental rooms, such as personal data collected during social events (e.g., weddings, baptisms, parties) or other gatherings and corporate events that take place on its premises.
6. The legal basis for the abovementioned processing is the execution of contractual obligations [Article 6(1)(b) GDPR] and PLEXI’s legitimate interest [Article 6(1)(f) GDPR].

4. Purpose of Processing

The personal information of PLEXI’s customers is used for the following purposes:

1. To manage customer bookings, as processing is necessary for the execution of a reservation request or a direct booking and for the provision of PLEXI’s services.
2. To customize services in accordance with the customers’ personal preferences.
3. To facilitate future service provision, by storing its customers’ personal data.
4. To enable communication between PLEXI and its customers, including the transmission of information, products, or services that may be of interest. Customers may opt out of such communications at any time by sending an email to: info@plexispace.com.
5. To verify customer information, ensuring that such data is relevant, accurate, and up to date. This is deemed necessary for the execution of bookings or for the provision of other services.
6. To comply with any legal obligations relating to the specific matter.
7. To safeguard PLEXI’s legitimate interests, customers are informed that there is a closed-circuit camera recording system (Closed Circuit Television) for the protection of PLEXI’s premises, personnel, and customers. In this context, there are relevant warning signs in the area for CCTV video surveillance. PLEXI ensures that the installation points of the cameras and the method of data acquisition are determined in such a way that the data collected is not more than what is strictly necessary to fulfill the purpose of the processing and that the fundamental rights of the customers are not violated. Customers are also informed, through visible and comprehensible notices (signs), before entering areas monitored by CCTV, that such areas are under video surveillance. The video surveillance system is not used for the purpose of evaluating employees within the workplace. Personal data collected through surveillance and monitoring systems shall not be used against customers unless they have been previously informed of the implementation of such systems and the use of the data collected. It is noted that the CCTV system is strictly limited to areas for monitoring entry/exit points of the rental rooms (e.g., main entrance, reception area, elevator and stairway access points), money storage areas (e.g., cash registers), and electromechanical installations.

5. Method of Collecting Personal Data

PLEXI collects its customers’ personal data through the following means:

1. Personal contact.
2. Telephone communication.
3. Website.
4. Email correspondence.

6. Use and Disclosure of Personal Data

Access to customers’ personal data is granted only to PLEXI’s personnel who are strictly necessary for the fulfillment of their duties and who are bound by confidentiality obligations, as well as to cooperating entities or third-party service providers acting as Data Processors on behalf of PLEXI, in accordance with its instructions.

In fulfilling PLEXI’s contractual and legal obligations, public duties, and legitimate interests, or where customer consent has been provided, data recipients may include the following categories:

1. Employees or external collaborators — qualified professionals who are fully informed of their confidentiality obligations concerning customer data. Employees or external collaborators have access only to the minimum personal data necessary for the performance of their responsibilities (e.g., booking management, updating reservation systems, IT systems, payment services, etc.).
2. Public authorities (e.g., Tax Offices, Independent Authority for Public Revenue, Ministries, the Hellenic Data Protection Authority), to the extent required for PLEXI’s compliance with legal obligations, court orders, or decisions/instructions issued by competent authorities.
3. Other third parties, only with the prior consent of the customers.
4. Servers located within the European Union, operating in fully secure environments and subject to appropriate confidentiality and regulatory obligations. If a customer is located outside the European Union, personal data may need to be transferred outside the EU for purposes such as product delivery, payment/refund processing, or the transmission of marketing materials—provided the customer has registered for such communication, taking all necessary measures to protect customers' personal data.

7. Technical and Organizational Measures

PLEXI implements the appropriate technical and organizational measures to protect both the company and its customers from unauthorized access to, alteration, breach, or destruction of personal data in its possession. Specifically:

1. PLEXI monitors data collection procedures, storage and processing practices, including physical security measures, in order to prevent unauthorized access to systems and processes.
2. Access to personal data is strictly limited and controlled, and individuals granted such access are subject to binding confidentiality obligations.
3. Where external collaborators may potentially access personal data, relevant appendices to existing cooperation contracts cover the requirements of the law.
4. Throughout the entire personal data processing cycle (from collection to destruction), PLEXI applies adequate technical and organizational measures to ensure the confidentiality, integrity, and availability of personal data. Similar measures are required from third parties that handle or process personal data on behalf of PLEXI.

8. Personal Data Retention Period

The data retention period is decided based on the following specific criteria, depending on each case:

1. When processing is imposed as an obligation by the applicable legal provisions, customers’ personal data will be stored for the period required by those provisions.
2. When processing is carried out on the basis of a contract, customers’ personal data will be stored for the period necessary for the performance of the contract and for the establishment, exercise and/or defense of legal claims under the contract.
3. Customers’ account data subject to tax regulations will be retained for up to ten (10) years from the cancellation of the customers’ account in the system, as defined by law. After this period, the data will be deleted without notice.
4. Customers’ personal data will be retained for twenty (20) years from the end of the contractual relationship, to accommodate any ancillary claims which may be subject to a twenty-year statutory limitation period.
5. Data generated through the video surveillance system (CCTV) is retained for seven (7) days, after which it is automatically deleted. In the event of a recorded incident within this period, a portion of the footage is isolated and retained for up to one (1) additional month to allow investigation and potential initiation of legal proceedings to protect PLEXI’s legitimate interests. If the incident concerns a third party, the relevant footage may be retained for up to three (3) additional months.

9. Customer Rights Regarding the Processing of Personal Data

1. Customers have the right to obtain their personal data stored by PLEXI in a format that allows them to access, use, and process it by commonly accepted means, at any time, in accordance with applicable legislation and free of charge. PLEXI may request proof of identity before providing such data. In certain cases, access may not be permitted, for example, if the data includes information about other individuals or is retained for legal reasons. In such cases, the customer will be provided with an explanation.
2. Customers have the right to request the correction or updating of their personal data, and PLEXI will proceed with the necessary corrections without delay.
3. Customers have the right to request the deletion of their personal data, and PLEXI will delete such data immediately.
4. Customers may withdraw their consent to the use of their personal data at any time, if previously granted, and PLEXI will cease processing their personal data.
5. Customers have the right to request the limitation of the processing of their personal data, and PLEXI will proceed with the immediate limitation of the processing thereof.
6. Customers have the right to request the transmission of their personal data to another entity or organisation, and PLEXI will proceed with such immediate transmission.
7. In the event that it is proven that a data breach has occurred by PLEXI resulting in material or non-material damage to the customer, the latter has the right to file a complaint with the competent supervisory authority (Personal Data Protection Authority).

10. Provisions for Children

It is noted that the services offered both at PLEXI’s rental room facilities and through its website are addressed to a general audience. These services are not targeted at children, and PLEXI does not knowingly collect personal information from children under the age of 16. Individuals under 16 should not provide any personal information, including name, address, phone number, or email address. For any transaction to take place, prior consent or authorization from a parent or guardian is required.

11. Updates and Changes

PLEXI may, from time to time, modify this Privacy Policy in accordance with applicable legislation. Therefore, customers are advised to check this page regularly to be informed of any updates. If PLEXI makes material changes to this Policy that expand its rights to use previously collected Personal Data, it will inform accordingly and provide customers with the possibility of choosing for the future use of this data.